Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe osób odwiedzających stronę internetową biurotalent.pl (dalej: „Strona”), osób kontaktujących się z nami oraz naszych Klientów i kontrahentów. Dokument został przygotowany zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO”), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Tomasz Bartnik, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Tomasz Bartnik Biuro Rachunkowe Talent, ul. Słowicza 3, lok. 4, 11-041 Olsztyn, NIP: 7393504711 (dalej: „Administrator”, „Biuro Talent”, „my”).

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz się z nami skontaktować:

• e-mailowo: kontakt@biurotalent.pl,
• telefonicznie: +48 500 549 428,
• pisemnie: na adres siedziby wskazany powyżej.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, ponieważ nie jest do tego zobowiązany na podstawie art. 37 RODO.

2. Skąd mamy Twoje dane

Przetwarzamy dane, które przekazujesz nam samodzielnie – poprzez formularz kontaktowy, e-mail, telefon, media społecznościowe lub w związku z zawarciem i wykonywaniem umowy o świadczenie usług księgowych. Część danych (np. adres IP, informacje o przeglądarce) zbierana jest automatycznie podczas korzystania ze Strony, w tym za pomocą plików cookies. W przypadku Klientów możemy również pozyskiwać dane z publicznych rejestrów (CEIDG, KRS, rejestr podatników VAT) w celu weryfikacji kontrahenta.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

3.1. Formularz kontaktowy, e-mail i telefon

Jeśli kontaktujesz się z nami, przetwarzamy podane dane: imię, adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), rodzaj sprawy oraz treść wiadomości i inne informacje, które zdecydujesz się przekazać.

• Cel: udzielenie odpowiedzi na zapytanie, umówienie konsultacji, przygotowanie wyceny lub oferty.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy, a w pozostałym zakresie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes, jakim jest prowadzenie korespondencji i obsługa zapytań.
• Okres przechowywania: przez czas niezbędny do obsługi zapytania, a następnie nie dłużej niż 12 miesięcy od zakończenia korespondencji, chyba że dojdzie do zawarcia umowy – wtedy dane przechowujemy zgodnie z pkt 3.2.

3.2. Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług

W przypadku Klientów przetwarzamy dane niezbędne do zawarcia i realizacji umowy, m.in.: imię i nazwisko, nazwę firmy, adres, NIP, REGON, PESEL (jeśli wymagają tego przepisy), dane kontaktowe, numer rachunku bankowego oraz dane zawarte w dokumentach księgowych i pełnomocnictwach.

• Cel: zawarcie i wykonanie umowy, w tym prowadzenie księgowości, rozliczeń podatkowych i ZUS, reprezentacja przed urzędami, obsługa w systemie KSeF.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz – w przypadku osób reprezentujących Klienta lub osób wskazanych do kontaktu – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na sprawnej realizacji umowy).
• Okres przechowywania: przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu do upływu okresu przedawnienia roszczeń oraz okresów przechowywania dokumentacji wynikających z przepisów prawa.

3.3. Obowiązki prawne

• Cel: wystawianie faktur, prowadzenie własnej dokumentacji księgowej i podatkowej, realizacja obowiązków wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (m.in. identyfikacja i weryfikacja Klienta).
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Okres przechowywania: 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (Ordynacja podatkowa, ustawa o rachunkowości), a w zakresie dokumentacji AML – 5 lat od zakończenia stosunków gospodarczych z Klientem.

3.4. Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes.
• Okres przechowywania: do upływu terminów przedawnienia roszczeń określonych w Kodeksie cywilnym.

3.5. Funkcjonowanie Strony, bezpieczeństwo i statystyki

• Cel: zapewnienie prawidłowego działania i bezpieczeństwa Strony (w tym ochrona formularza przed spamem), zapamiętanie Twoich ustawień cookies, a za Twoją zgodą – prowadzenie statystyk odwiedzin.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (cookies niezbędne, logi serwera) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO – Twoja zgoda (cookies analityczne i marketingowe).
• Okres przechowywania: logi serwera – do [DO UZUPEŁNIENIA, np. 30 dni]; dane z cookies – zgodnie z okresem ważności danego pliku lub do wycofania zgody.

3.6. Profil w mediach społecznościowych

Prowadzimy profil w serwisie Facebook. Jeśli wchodzisz z nami w interakcję (np. wysyłasz wiadomość, komentujesz, reagujesz na wpisy), przetwarzamy Twoje dane widoczne w profilu oraz treść interakcji w celu komunikacji i prowadzenia profilu – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W zakresie statystyk profilu (Page Insights) jesteśmy współadministratorem danych wraz z Meta Platforms Ireland Ltd. Szczegóły przetwarzania danych przez Meta znajdziesz w Polityce prywatności Meta.

4. Dane osób trzecich przekazywane przez Klientów

W ramach świadczenia usług księgowych oraz kadrowo-płacowych przetwarzamy również dane osobowe osób trzecich, które przekazuje nam Klient (np. dane pracowników, zleceniobiorców i kontrahentów Klienta). W tym zakresie Biuro Talent działa jako podmiot przetwarzający w imieniu Klienta, który pozostaje administratorem tych danych. Zasady takiego przetwarzania określa odrębna umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, zawierana z Klientem zgodnie z art. 28 RODO.

5. Czy musisz podać dane

Podanie danych jest dobrowolne. Bez podania imienia i adresu e-mail nie będziemy jednak w stanie odpowiedzieć na zapytanie przesłane formularzem. W przypadku zawarcia umowy podanie danych jest warunkiem jej zawarcia i wykonania, a w części – obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa (np. podatkowych i AML).

6. Odbiorcy danych

Twoje dane możemy przekazywać wyłącznie w niezbędnym zakresie następującym kategoriom odbiorców:

• dostawcy hostingu i usług serwerowych – [DO UZUPEŁNIENIA: nazwa hostingodawcy],
• dostawcy poczty e-mail i narzędzi do komunikacji – [DO UZUPEŁNIENIA],
• dostawcy oprogramowania księgowego, kadrowo-płacowego i do wymiany dokumentów – [DO UZUPEŁNIENIA, np. nazwa programu księgowego],
• dostawcy usług IT i podmioty wspierające nas w utrzymaniu Strony,
• kancelarie prawne, biegli rewidenci, firmy windykacyjne – w razie takiej potrzeby,
• organy publiczne, w tym urzędy skarbowe, ZUS, GUS, Krajowa Administracja Skarbowa (m.in. za pośrednictwem systemu KSeF) – w zakresie wynikającym z przepisów prawa lub realizacji umowy,
• Google Ireland Ltd. – w związku z osadzoną na Stronie mapą Google Maps oraz (po wyrażeniu zgody) narzędziami analitycznymi,
• Meta Platforms Ireland Ltd. – w związku z prowadzeniem profilu na Facebooku.

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie robią to na podstawie umów powierzenia i wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady przetwarzamy dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Korzystanie z usług Google lub Meta może wiązać się z przekazaniem danych do USA. Podmioty te uczestniczą w programie EU-US Data Privacy Framework, w odniesieniu do którego Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych, a dodatkowo stosują standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

8. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody (art. 20 RODO),
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem (zgodę na cookies możesz wycofać w Ustawieniach cookies),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeśli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.

Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami w sposób wskazany w pkt 1. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Możemy poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do potwierdzenia Twojej tożsamości.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

10. Pliki cookies

Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu podczas korzystania ze Strony. Stosujemy następujące kategorie plików cookies:

• Niezbędne – umożliwiają prawidłowe działanie Strony, zapewniają bezpieczeństwo (np. ochronę formularza) i zapamiętują Twoje ustawienia cookies. Nie wymagają zgody.
• Analityczne – pozwalają nam zrozumieć, jak korzystasz ze Strony, i ją ulepszać. Stosujemy je wyłącznie za Twoją zgodą. [DO UZUPEŁNIENIA: np. Google Analytics 4 – lub usunąć, jeśli nie są używane]
• Marketingowe – służą do wyświetlania dopasowanych treści i reklam oraz mierzenia ich skuteczności. Stosujemy je wyłącznie za Twoją zgodą. [DO UZUPEŁNIENIA lub usunąć, jeśli nie są używane]

Pliki cookies mogą być sesyjne (usuwane po zamknięciu przeglądarki) lub stałe (przechowywane przez określony czas). Swoje wybory możesz w każdej chwili zmienić w Ustawieniach cookies dostępnych w stopce Strony. Możesz także zarządzać plikami cookies w ustawieniach swojej przeglądarki – ograniczenie cookies niezbędnych może jednak wpłynąć na działanie Strony.

Treści osadzone z innych serwisów

Na Stronie osadzona jest mapa Google Maps. Jej wyświetlenie powoduje połączenie z serwerami Google, które mogą zapisywać własne pliki cookies i otrzymywać informacje o Twojej wizycie (np. adres IP). Strona zawiera również odnośniki do profilu Biura Talent na Facebooku oraz do opinii w Google. Po kliknięciu w odnośnik opuszczasz Stronę, a przetwarzanie danych odbywa się na zasadach określonych przez dany serwis.

11. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem. W szczególności połączenie ze Stroną jest szyfrowane (protokół SSL/TLS), dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione i zobowiązane do zachowania poufności, a dokumenty Klientów przechowujemy z zachowaniem tajemnicy zawodowej obowiązującej w usługach księgowych.

12. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, sposobu działania Strony lub stosowanych narzędzi. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem biurotalent.pl/polityka-prywatnosci, wraz z datą, od której obowiązuje.